Een Teams-transcriptie en de samenvatting van Copilot besparen het notuleren, maar ze verwerken persoonsgegevens van iedereen in de vergadering. De AVG en de Belgische toezichthouder verwachten dat deelnemers vooraf weten wat er wordt opgenomen, hoelang het bewaard blijft en wie het leest.
Sinds Copilot in Teams zit, drukt in veel bedrijven iemand bij het begin van elke vergadering op “transcriptie starten”. Daarna vat de assistent het gesprek samen, somt hij actiepunten op en antwoordt hij op vragen als “wat is er beslist over het budget”. Wie te laat binnenkomt, krijgt na vijf minuten zelfs een samenvatting van wat hij miste.
Technisch werkt dat goed, zo bleek uit onze vergelijking van AI-tools die meetings samenvatten. Een transcriptie legt echter vast wie wat zei, en dat is een verwerking van persoonsgegevens waarvoor de AVG regels oplegt, ook binnen het eigen bedrijf.
Wat Teams zelf doet en bewaart
Zodra iemand een opname of transcriptie start, krijgen alle deelnemers een melding in de vergadering, zo beschrijft Microsoft op zijn supportpagina’s. Een opname start automatisch ook de transcriptie. Het bestand komt in de OneDrive van de organisator terecht, bij kanaalvergaderingen op de SharePoint-site van het team, en verloopt standaard na 120 dagen. De beheerder kan die termijn verlengen, verkorten of uitschakelen.
De samenvattingen van Copilot vereisen een transcriptie. Standaard moet die bewaard blijven; de beheerder kan ook de stand “alleen tijdens de vergadering” instellen, waarbij Copilot werkt op spraakherkenning die na afloop niet wordt opgeslagen. Sinds 2025 bestaat bovendien een beleid dat deelnemers expliciet om toestemming vraagt. Een deelnemer die weigert, kan de vergadering volgen, maar zijn microfoon en camera blijven uit en delen lukt niet.
Cyberaanvallen tijdens thuiswerk blijven toenemen
IT-teams zien een toename in het aantal werknemers dat kwaadaardige bijlagen opent, wat leidt tot meer heropbouw van geïnfecteerde machines. Thuiswerk maakt het moeilijker…
De AVG en de Teams-transcriptie
De melding van Teams volstaat niet als informatie in de zin van de AVG. Artikel 13 verlangt dat betrokkenen weten waarom de gegevens worden verwerkt, op welke grond, hoelang ze bewaard blijven en wie er toegang toe heeft. Die informatie hoort in een beleid of in de uitnodiging te staan.
Toestemming is binnen een arbeidsrelatie een zwakke basis. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit verwierp die grond in mei 2026 in een zaak tegen de Waalse watermaatschappij SWDE, die gesprekken van haar callcenter opnam: de werknemers waren onvoldoende geïnformeerd, er was geen bewaartermijn en de toestemming van ondergeschikten telde niet als vrij gegeven. De boete bedroeg 85.000 euro. De Luxemburgse toezichthouder CNPD schreef in april 2026 in een dossier over het opnemen van vergaderingen met AI-notulisten dat deelnemers vóór de start geïnformeerd moeten zijn en dat opnemen de uitzondering hoort te blijven.
De cao’s en het arbeidsreglement
Cao 68 over camerabewaking en cao 81 over de controle op elektronische communicatie vermelden videovergaderingen niet. Ze dateren van 1998 en 2002. Arbeidsjuristen passen ze wel naar analogie toe: een opname die als controlemiddel kan dienen, hoort in het arbeidsreglement te staan, met de doeleinden erbij, en de ondernemingsraad of het comité voor preventie krijgt er informatie over. Wat de werkgever precies mag controleren, beschreven we eerder voor thuiswerk.
Een afzonderlijk risico zijn AI-notulisten van derden die als deelnemer in de vergadering komen. In september 2024 kreeg een Amerikaanse ingenieur van zo’n dienst het transcript van een gesprek dat investeerders na zijn vertrek onder elkaar voerden. In augustus 2025 volgde in Californië een collectieve rechtszaak tegen dezelfde dienst, omdat hij deelnemers geen toestemming vraagt en opnames gebruikt om zijn modellen te trainen.
Een werkbare afspraak voor je organisatie
Leg in een kort beleid vast wie een transcriptie mag starten, welke vergaderingen er nooit voor in aanmerking komen (evaluatiegesprekken, personeelszaken, gesprekken met klanten zonder hun akkoord), hoelang opnames bewaard blijven en wie de samenvattingen te zien krijgt. Zet in de uitnodiging één zin die verwijst naar dat beleid, en laat de beheerder de bewaartermijn in Teams daarop afstemmen.
Externe AI-notulisten horen op de lijst van verboden of goedgekeurde software, zodat ze niet ongemerkt via een persoonlijke account binnenkomen. Bij vergaderingen met externe partners vraag je bij de start of iedereen akkoord is, en zet je de transcriptie uit als iemand bezwaar maakt.
