La transcription Teams et le résumé de Copilot évitent la prise de notes manuelle, mais ils traitent les données à caractère personnel de toutes les personnes présentes à la réunion. Le RGPD et l’autorité de protection des données belge exigent que les participants sachent au préalable ce qui est enregistré, la durée de conservation et qui y a accès.
Depuis l’intégration de Copilot dans Teams, de nombreuses entreprises voient un participant cliquer sur « démarrer la transcription » au début de chaque réunion. L’assistant résume ensuite la conversation, énumère les points d’action et répond à des questions telles que « quelle décision a été prise concernant le budget ». Les retardataires reçoivent même, après cinq minutes, un résumé de ce qu’ils ont manqué.
Techniquement, cela fonctionne bien, comme l’a montré notre comparaison des outils d’IA qui résument les réunions. Cependant, une transcription consigne qui a dit quoi, ce qui constitue un traitement de données à caractère personnel soumis aux règles du RGPD, y compris au sein de l’entreprise.
Ce que Teams fait et conserve lui-même
Dès que quelqu’un lance un enregistrement ou une transcription, tous les participants reçoivent une notification dans la réunion, comme le décrit Microsoft sur ses pages de support. Un enregistrement lance automatiquement la transcription. Le fichier est enregistré sur le OneDrive de l’organisateur ou, pour les réunions de canal, sur le site SharePoint de l’équipe, et expire par défaut après 120 jours. L’administrateur peut prolonger, raccourcir ou désactiver ce délai.
Les résumés de Copilot nécessitent une transcription. Par défaut, celle-ci doit être conservée ; l’administrateur peut également configurer le mode « uniquement pendant la réunion », où Copilot fonctionne sur la base de la reconnaissance vocale sans enregistrement ultérieur. Depuis 2025, il existe en outre une politique demandant explicitement le consentement des participants. Un participant qui refuse peut suivre la réunion, mais son micro et sa caméra restent coupés et le partage est impossible.
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Le RGPD et la transcription Teams
La notification de Teams ne suffit pas en tant qu’information au sens du RGPD. L’article 13 exige que les personnes concernées sachent pourquoi les données sont traitées, sur quelle base juridique, combien de temps elles sont conservées et qui y a accès. Ces informations doivent figurer dans une politique ou dans l’invitation.
Le consentement est une base juridique fragile dans le cadre d’une relation de travail. L’Autorité de protection des données belge a rejeté ce fondement en mai 2026 dans une affaire contre la société wallonne des eaux SWDE, qui enregistrait les appels de son centre d’appels : les employés étaient insuffisamment informés, il n’y avait pas de durée de conservation et le consentement de subordonnés n’était pas considéré comme libre. L’amende s’est élevée à 85 000 euros. L’autorité de contrôle luxembourgeoise (CNPD) a écrit en avril 2026, dans un dossier sur l’enregistrement de réunions avec des outils de prise de notes par IA, que les participants doivent être informés avant le début et que l’enregistrement doit rester l’exception.
Les CCT et le règlement de travail
La CCT 68 sur la surveillance par caméras et la CCT 81 sur le contrôle des communications électroniques ne mentionnent pas les réunions vidéo. Elles datent de 1998 et 2002. Les juristes en droit du travail les appliquent toutefois par analogie : un enregistrement pouvant servir de moyen de contrôle doit figurer dans le règlement de travail, avec mention des finalités, et le conseil d’entreprise ou le comité de prévention doit en être informé. Ce que l’employeur est précisément autorisé à contrôler a été décrit précédemment pour le télétravail.
Les outils tiers de prise de notes par IA qui rejoignent la réunion en tant que participants constituent un risque distinct. En septembre 2024, un ingénieur américain d’un tel service a reçu la transcription d’une conversation que des investisseurs avaient tenue entre eux après son départ. En août 2025, un recours collectif a été lancé en Californie contre ce même service, car il ne demande pas le consentement des participants et utilise les enregistrements pour entraîner ses modèles.
Un accord viable pour votre organisation
Fixez dans une politique concise qui est autorisé à lancer une transcription, quelles réunions ne sont jamais éligibles (entretiens d’évaluation, ressources humaines, discussions avec des clients sans leur accord), combien de temps les enregistrements sont conservés et qui peut consulter les résumés. Insérez dans l’invitation une phrase renvoyant à cette politique et demandez à l’administrateur d’aligner la durée de conservation dans Teams sur celle-ci.
Les outils externes de prise de notes par IA doivent figurer sur la liste des logiciels interdits ou approuvés, afin qu’ils ne s’introduisent pas discrètement via un compte personnel. Lors de réunions avec des partenaires externes, demandez au début si tout le monde est d’accord et désactivez la transcription si quelqu’un s’y oppose.
