Er wordt meer van thuis uit gewerkt, dus willen werkgevers vaker hun werknemers nauwlettend monitoren. Hoe ver mogen ze daarin gaan?
Het is niet zo onlogisch dat werkgevers steeds vaker monitoringtools inzetten om de productiviteit van hun werknemers te meten. Op kantoor kan het zonder, maar als mensen van thuis uit werken, kan er moeilijk gecontroleerd worden.
Een werknemer kan echter op verschillende manieren in de gaten worden gehouden. Het meeluisteren met en controleren van telefoongesprekken, surfgedrag, tijdsregistratie, muis- en toetsenbordactiviteiten, trackers op gps-systemen van bedrijfsauto’s, … Het kan in bepaalde gevallen nogal ver gaan.
Wat mag er wel en niet gecontroleerd of gemeten worden? Wij zochten het uit.
Hybride werkomgeving belangrijk voor werknemers
Werknemers willen steeds meer flexibiliteit en een hybride werkomgeving waarin werk en privé naadloos in elkaar overgaan. Dit blijkt uit een recent rapport van…
Volgens de wet
Sinds 2017 buigt de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zich over de verplichtingen van de werkgever en rechten van de werknemer. In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht gegaan, die regelgeving stelt dat het wettelijk toegestaan is voor de werkgever om instructies te geven aan zijn werknemers en daarna hun prestaties te controleren.
Belangrijk: werknemers hebben recht op hun privacy. De controle moet noodzakelijk zijn voor het belang van het bedrijf, en dat moet bewezen kunnen worden. Iedere werknemer moet ook persoonlijk geïnformeerd worden over monitoring en wanneer en hoe die gebeurt.
Wat mag een werkgever wél monitoren?
Als je een laptop of smartphone van je werkgever gebruikt, mag die controleren hoe en wanneer dat toestel gebruikt wordt. Denk aan inloggen en uitloggen, netwerkverbindingen, en het gebruik van bedrijfsapplicaties. Ook tijdsregistratie is wettelijk toegestaan, en in sommige landen zoals Spanje zelfs verplicht. In België is digitale tijdsregistratie toegestaan, zolang de werknemer daarvan op de hoogte is.
Een werkgever mag activiteiten monitoren omwille van veiligheidsrisico’s. Dat komt vooral voor in sectoren die met gevoelige data werken, zoals banken of ziekenhuizen. Als er bijvoorbeeld een cyberaanval gebeurt of er is data gelekt, mag de werkgever apparaten controleren om te kijken waar en hoe de hacker binnengedrongen is.
Wat mag niet?
Een werkgever mag je wettelijk gezien controleren, maar dat recht stopt na de werkuren. Hij mag je persoonlijke e-mails, chatgesprekken of sociale media niet inkijken, ook niet op een werkapparaat. De GBA is hier streng in: enkel professionele accounts mogen worden gecontroleerd, en dat gebeurt ook onder strikte voorwaarden. Wat je doet in je vrije tijd bepaal je nog steeds zelf. Enkel als het je werkgever schaadt, bijvoorbeeld bij het delen van gevoelige info, ligt het anders.
Daarnaast is permanent meekijken ook verboden. Bijvoorbeeld het continu nemen van screenshots, je microfoon activeren zonder toestemming of elke muisbeweging registeren mag niet. Als je werkgever al zo’n maatregelen moet treffen, is het wederzijds vertrouwen ver zoek en kan je dit gerust eens aankaarten.
Gezondheidsgegevens zijn een ‘speciale categorie’ binnen de AVG. Op de website staat te lezen dat “de werknemer schriftelijke toestemming moet geven voor de verwerking van dergelijke gegevens of de verwerking moet om zwaarwegende redenen van algemeen belang noodzakelijk zijn.” Denk aan de gezondheidscontrole op het werk, de controlegeneeskunde, ongevallen op het werk, …
lees ook
4 manieren om onderweg te werken zonder pottenkijkers
Altijd transparant blijven
Monitoring mag dus wettelijk gezien in België, zolang iedereen transparant is en op de hoogte is van wat er gebeurt.
Werknemers moeten vooraf weten, eventueel via hun cao, wat er wordt gemeten, waarom, en wie die data mag inkijken. De gegevens mogen enkel gebruikt worden voor het eerder afgesproken doel waarvoor ze verzameld worden en monitoring moet binnen de perken blijven. Zoals eerder gezegd kan tijdsregistratie perfect via een online incheck, en niet via continue screenshots. Ten slotte mogen de gegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk.
Artis Rozentals, CEO van monitoringtool DeskTime, onderstreept het belang van duidelijke communicatie. “Het gebruik van monitoringtools moet steeds in overeenstemming zijn met lokale arbeids- en privacywetgeving. Bedrijven mogen werkactiviteiten, tijd en productiviteit opvolgen, maar er moet altijd transparant gecommuniceerd worden over wat er gemeten wordt en waarom. Bij DeskTime monitoren we om productiviteit te stimuleren, niet om op de vingers te kijken.”
Monitoring in de praktijk
Thuiswerken
Tijdens corona werkte plots iedereen van thuis uit en hadden werkgevers geen overzicht meer over de prestaties van hun teams. Het gebruik van monitoringtools schoot de lucht in: sommigen maakten screenshots of registreerden elke muisklik en toetsaanslag. Dat voelt als werknemer niet aan alsof je na maanden of jaren een vertrouwensband hebt opgebouwd met je werkgever.
Rozentals legt uit: “Het idee dat monitoring enkel voor managers is, is een mythe. In realiteit zijn deze tools evenzeer, zo niet meer, van belang voor werknemers, zeker bij hybride werken. Het helpt de vooruitgang van teams op te volgen, maar het geeft hen ook een gezonde balans tussen werk en privé.” Volgens een onderzoek van DeskTime uit 2021 konden werknemers die balans maar moeilijk zelf opmaken. Rozentals stelt dat monitoringtools daarmee kunnen helpen, en zelfs burn-outs kunnen voorkomen.
lees ook
De toekomst van hybride werken: technologie versus bedrijfscultuur
Callcenters
Bij medewerkers van callcenters wordt wel vaker meegeluisterd naar hun telefoongesprekken. Dat gebeurt om die gesprekken te kunnen beoordelen en nadien de werknemer te kunnen evalueren. Ze worden hier altijd van op de hoogte gesteld, en weten op welk moment er meegeluisterd wordt. Ook hoe ze de tools gebruiken waarin ze klantgegevens verzamelen en facturen opmaken, wordt soms mee in de gaten gehouden.
Conclusie
Werknemers monitoren mag zolang het transparant gebeurt: ze moeten geïnformeerd zijn en alles moet binnen het wettelijk kader blijven. Werkgevers moeten beseffen dat een overmatig of indringend gebruik van zo’n tools leidt tot wantrouwen en ontevreden werkrelaties. Als er duidelijke grenzen gesteld worden, kan het ook positieve effecten hebben. Zoals Rosental hierboven aangaf kan het werknemers ook helpen tegen burn-outs. Het maakt dus niet uit met welke tool je monitort, maar dat het met respect en een duidelijke reden gedaan wordt.
