Een overvolle inbox zorgt voor minder controle, afleiding en tijdverlies. Gelukkig is er een haalbare aanpak waarmee je je mailbox weer onder controle krijgt.
Elke melding is een onderbreking van je workflow. Zelfs als je denkt dat je snel een mailtje kan beantwoorden, verlies je kostbare focus. Volgens onderzoek van Gloria Mark, professor aan de University of California, duurt het gemiddeld meer dan 23 minuten om na een onderbreking weer volledig geconcentreerd aan een taak te werken. Je mailbox bepaalt dus meer dan je denkt hoe productief je dag verloopt.
Hybride werkomgeving belangrijk voor werknemers
Werknemers willen steeds meer flexibiliteit en een hybride werkomgeving waarin werk en privé naadloos in elkaar overgaan. Dit blijkt uit een recent rapport van…
Stap 1: Beperk hoe vaak je je mailbox opent
Stop met constant checken. Zet meldingen uit en plan twee of drie vaste momenten per dag om je e-mails te verwerken. Bijvoorbeeld om 9u, 13u en 16u. Zo hou je ruimte voor focus, zonder iets te missen.
Tip: Zet je status op Teams tijdelijk op “Niet storen” tijdens deze blokken, zodat je die blokken effectief enkel voor mails gebruikt.
Stap 2: Bepaal meteen wat je met de mail wil doen
Open een e-mail maar één keer en doe direct iets met elk bericht:
- Verwijder het als het overbodig is
- Archiveer het als je het wil bewaren
- Beantwoord het als het minder dan twee minuten duurt
- Plan het in als het meer tijd vraagt
Gebruik eventueel een taakmanager zoals Microsoft To Do, Asana of een vlaggetje in Outlook om taken die langer duren terug op te nemen op een later tijdstip.
Stap 3: Maak gebruik van mappen of labels
Orden je inbox met slimme mappen of labels. Een simpele structuur volstaat:
- Te behandelen: berichten waar je iets mee moet
- Wachten op antwoord: berichten die je opvolgt
- Doornemen: nieuwsbrieven, updates, interne memo’s
Maak het allemaal niet te ingewikkeld. Hoe simpeler je structuur is, hoe gemakkelijker je die blijft gebruiken.
Stap 4: Zet een ‘automatisch sorteren’ op
Laat je e-mailapplicatie meehelpen. In Gmail en Outlook kan je regels instellen om bijvoorbeeld nieuwsbrieven of automatische meldingen meteen naar een aparte map te sturen. In Gmail werken labels en filters op een gelijkaardige manier.
Zo vermijd je dat belangrijke mails verdwijnen tussen updates van LinkedIn of je de school van je kind.
Stap 5: Begin van nul als het moet
Soms kan je niet meer anders en moet je serieuze maatregelen bovenhalen. Heb je duizenden ongelezen mails? Maak dan een map aan met de naam “Oude Inbox“ en verhuis alles daarheen. Vanaf nu werk je enkel nog met nieuwe binnenkomende berichten volgens je nieuwe systeem. Als er iets écht belangrijk was, komt het wel terug. Als het echt de spuigaten uitloopt, kan je altijd een volledig nieuw e-mailadres maken. Dat vraagt echter veel tijd en werk.
Sluit je dag bewust af
Doe een laatste snelle check voor het einde van de werkdag, en dan klap je met een gerust hart je laptop dicht. Zo vermijd je dat je ‘s avonds nog blijft nadenken over ongelezen en eventueel belangrijke mails.
Met enkele eenvoudige aanpassingen verander je e-mail van een energievreter in een praktisch werkinstrument dat je timing en werk fel vergemakkelijkt. Er zijn ongetwijfeld ook AI-tools die je hiermee kunnen helpen.
