Une boîte de réception surchargée entraîne une perte de contrôle, des distractions et une perte de temps. Heureusement, il existe une approche réalisable qui vous permet de reprendre le contrôle de votre boîte de réception.
Chaque notification interrompt votre flux de travail. Même si vous pensez pouvoir répondre rapidement à un e-mail, vous perdez une concentration précieuse. Selon une étude menée par Gloria Mark, professeure à l’Université de Californie, il faut en moyenne plus de 23 minutes après une interruption pour se concentrer à nouveau pleinement sur une tâche. Votre boîte de réception détermine donc plus que vous ne le pensez la productivité de votre journée.
Étape 1 : Limitez la fréquence d’ouverture de votre boîte de réception
Arrêtez de vérifier constamment. Désactivez les notifications et planifiez deux ou trois moments fixes par jour pour traiter vos e-mails. Par exemple à 9h, 13h et 16h. Ainsi, vous gardez de l’espace pour vous concentrer, sans rien manquer.
Conseil : Mettez temporairement votre statut sur Teams en « Ne pas déranger » pendant ces blocs, afin de les utiliser effectivement uniquement pour les e-mails.
Étape 2 : Décidez immédiatement de ce que vous voulez faire avec l’e-mail
N’ouvrez un e-mail qu’une seule fois et faites immédiatement quelque chose avec chaque message :
- Supprimez-le s’il est superflu
- Archivez-le si vous voulez le conserver
- Répondez-y si cela prend moins de deux minutes
- Planifiez-le si cela demande plus de temps
Utilisez éventuellement un gestionnaire de tâches comme Microsoft To Do, Asana ou un drapeau dans Outlook pour reprendre les tâches qui prennent plus de temps à un moment ultérieur.
Étape 3 : Utilisez des dossiers ou des étiquettes
Organisez votre boîte de réception avec des dossiers ou des étiquettes intelligents. Une structure simple suffit :
- À traiter : messages qui nécessitent une action
- En attente de réponse : messages que vous suivez
- À parcourir : newsletters, mises à jour, mémos internes
Ne rendez pas les choses trop compliquées. Plus votre structure est simple, plus il sera facile de continuer à l’utiliser.
Étape 4 : Mettez en place un « tri automatique »
Laissez votre application de messagerie vous aider. Dans Gmail et Outlook, vous pouvez définir des règles pour, par exemple, envoyer immédiatement les newsletters ou les notifications automatiques dans un dossier séparé. Dans Gmail, les étiquettes et les filtres fonctionnent de manière similaire.
Ainsi, vous évitez que des e-mails importants ne disparaissent entre les mises à jour de LinkedIn ou de l’école de votre enfant.
Étape 5 : Recommencez à zéro si nécessaire
Parfois, vous n’avez pas d’autre choix et vous devez prendre des mesures sérieuses. Vous avez des milliers d’e-mails non lus ? Créez alors un dossier nommé « Ancienne boîte de réception » et déplacez-y tout. À partir de maintenant, ne travaillez qu’avec les nouveaux messages entrants selon votre nouveau système. Si quelque chose était vraiment important, cela reviendra. Si la situation devient vraiment ingérable, vous pouvez toujours créer une toute nouvelle adresse e-mail. Cela demande cependant beaucoup de temps et de travail.
Terminez votre journée consciemment
Faites une dernière vérification rapide avant la fin de la journée de travail, puis fermez votre ordinateur portable l’esprit tranquille. Ainsi, vous évitez de continuer à penser aux e-mails non lus et potentiellement importants le soir.
Avec quelques ajustements simples, vous transformez l’e-mail d’un consommateur d’énergie en un outil de travail pratique qui facilite considérablement votre timing et votre travail.
