Gewoon vanuit kantoor, de huiskamertafel of toch onderweg:een werkplek is tegenwoordig een abstracter begrip geworden. Hoe zorg je als IT-manager dat de werkplek niet alleen nú functioneert, maar ook toekomstbestendig ingericht wordt? HP-experts Irene Quah, Sebastiaan Hoogstadt en Paula Boersma geven advies.
Met de opkomst van flexibel of hybride werken, is een werkplek niet meer het rechtlijnige begrip dat het ooit was. In een toekomstbestendige werkplek staat de medewerker volledig centraal, constateert Irene Quah (HP). Dat vertaalt zich direct door naar de materiële producten waar hij of zij mee werkt.
‘Tegenwoordig is het voor medewerkers bepalend voor hun arbeidsrelatie dat ze met goede producten werken die alles faciliteren’, zegt Quah. ‘Je moet overal dezelfde ervaring kunnen bieden. Niks is erger dan een vreselijke online-ervaring. Samenwerken betekent dat je geen afstand mag voelen in de manier waarop je communiceert.’
‘Audio is de levenslijn voor communicatie’
Het beperken van die afstand begint bij de juiste geluidskwaliteit, voegt Sebastiaan Hoogstadt (HP) toe. ‘Je moet niet alleen zorgen dat je de ander kunt verstaan; zij moeten jou ook goed kunnen horen. Je videofeed mag wegvallen, maar de ander mag niet horen dat je in een rommelige omgeving zit, bijvoorbeeld door borende buren of rammelende toetsenborden. Audio is de levenslijn voor communicatie.’
Zelfs wanneer je als organisatie het personeelsbestand het overgrote deel van de dag op kantoor hebt zitten, geldt dezelfde regel, zegt Hoogstadt. ‘Allerlei andere organisaties waar je mee samenwerkt hebben misschien wel hele andere strategieën omtrent hybride werken. Je verwelkomt lang niet al je klanten meer op kantoor. Jouw klanten bellen misschien in vanuit de trein, of vanuit een café. Dat betekent dat je zelf óók moet nadenken over hoe je daar mee omgaat.’
Headsetbeleid
De juiste apparatuur is daarom de eerste stap. ‘Ik zie dat er nog steeds veel organisaties zijn die wél flexibel werken, maar bijvoorbeeld geen headsetbeleid hebben’, zegt Hoogstadt. ‘Dat kan eigenlijk niet. Als je een hybride beleid hebt, heb je altijd videoconferenties waar mensen niet in één ruimte zitten. Dan kan het niet dat iemand zonder koptelefoon zit te werken, terwijl de ander met zijn eigen oortjes rommelt.’
Een consequent beleid geldt overigens voor álle hard- of software die je als organisatie aanschaft. ‘Als we naar flexibele kantoren kijken, moet je ervoor zorgen dat de thuiswerkplek, de onderwegwerkplek en de kantoorruimte állemaal dezelfde interface hebben’, zegt Hoogstadt. ‘De techniek mag geen doel op zich zijn: je wil dat alles op dezelfde intuïtieve manier werkt, in iedere ruimte.’
Technologie als regisseur van het overleg
Videoconferentieruimtes vormen één van die ruimtes waar kantoor én hybride personeel samenkomen. Het zijn ruimtes waar organisaties in recente jaren massaal in investeerden, maar waarvan de trend nu een beetje afvlakt, volgens Hoogstadt. ‘De apparatuur is ingekocht, maar het moet vooral beter gaan werken. Gelukkig wordt de techniek wel veel beter.’
Hoogstadt wijst op de camera’s, die steeds intelligenter worden. ‘Stel dat er twaalf mensen aanwezig zijn in een vergaderruimte, waarvan drie of vier sprekers het gesprek domineren. Dat kan de camera herkennen en vervolgens voor soepele transities zorgen, zodat je als hybride werknemer die live inbelt, een beter gevoel van interactie krijgt.’
Stel dat er twaalf mensen aanwezig zijn in een vergaderruimte, waarvan drie of vier sprekers het gesprek domineren. Dat kan de camera herkennen.
‘Als je bijvoorbeeld in een ruimte zit, kunnen camera’s herkennen in welke richting iemand praat’, voegt Paula Boersma (HP) toe. ‘Zo kan de camera automatisch schakelen naar een beter front-face beeld van degene die praat. Technologie wordt dus eigenlijk de regisseur van het werkoverleg.’
Proactief managen
Toch gaat een goede user experience verder dan álleen de juiste hardware. ‘Al heb je de beste laptops, mooie ruimtes en goede headsets: techniek heeft toch wel de neiging om iets te doen wat je niet wilt’, zegt Hoogstadt. ‘Je wil niet dat jouw C-level executives een ruimte inkomen en dat een paneel of scherm het niet doet.’
Managed Service Platforms (MSP’s) en Employee Experience Platforms (EXP’s) vormen in daarin de belangrijkste paraplu. ‘Ze werken als één geïntegreerd platform, waarmee je alle hard- en software monitort’, aldus Boersma. ‘De schil om de gebruikservaring fantastisch te maken is dat je het proactief managed. Je kunt als het ware een data lake creëren, zodat je voortdurend alles kunt analyseren en trends kunt vaststellen voor de toekomst.’
Security-vraagstukken
Het hybride werken heeft het nog net wat lastiger gemaakt om grip te houden op de systemen die medewerkers bijvoorbeeld zelf downloaden. Schaduw-IT, het gebruik van ongeautoriseerde IT-middelen door werknemers, is één van die risico’s, ziet Hoogstadt.
Thuiswerkers omzeilen IT-beveiliging door eigen apparatuur aan te schaffen
Uit een rapport van HP Wolf Security blijkt dat steeds meer thuiswerkers eigen apparaten aanschaffen zonder deze door de IT-afdeling te laten controleren. Dit…
‘Schaduw-IT omvat niet-goedgekeurde software, apps, apparaten en hardware die binnen een organisatie worden gebruikt’, zegt hij. ‘Dit kan variëren van SaaS-apps tot USB-sticks en persoonlijke mobiele apparaten. Werknemers gebruiken deze middelen vaak om hun taken efficiënter uit te voeren, ondanks de potentiële beveiligingsrisico’s.’
‘Je moet voortdurend op de hoogte zijn van de nieuwe wetgeving, zoals de NIS2’, beaamt Quah. ‘Het beheren en bijhouden van data wordt alleen nog maar belangrijker, wat vraagt om een hele andere kijk op IT. Het is eigenlijk geen product meer, maar het bestaansrecht van menige organisatie. Dan moet je dat ook beschermen.’
Startklare producten
Terwijl er ieder jaar weer nieuwe producten op de markt komen die de werkplek nóg beter beloven te maken, ziet Quah het belang van een goed beleid. ‘Zorg dat je bij de keuze voor producten óók meteen nadenkt over hoe je ermee omgaat. Stuur je de apparatuur direct naar het huisadres, of moeten de medewerkers alles ophalen op kantoor? En wil je dat de medewerker dírect productief kan zijn? Of moeten ze zelf alles installeren? Een gebruiker weet dan niet altijd wat hij of zij moet doen; dat kan zomaar een dag duren voordat alles werkt.’
‘Je kunt heel veel problemen voor zijn’, adviseert Quah. ‘De kleine dingen als het aanmelden, verbinden en installeren van alle benodigde software en beveiligingssystemen bespaart de medewerkers uiteindelijk veel tijd. Als je zorgt dat de apparatuur startklaar arriveert, voorkom je tientallen telefoontjes met vragen.’
Verbindende rol voor IT
Quah ziet een rol voor de IT-manager als verbindende factor binnen de organisatie. ‘Het draait uiteindelijk om medewerkerstevredenheid én de juiste apparatuur. Het kopen van die apparatuur moeten we niet beschouwen als alleen een IT-taak, maar iets wat je in samenspraak met inkoop-, HR- en facility-afdelingen doet. Alleen als je ze samenbrengt én uitspreekt waar je samen naartoe wil, kun je toekomstbestendig zijn.’