Espace de travail hybrideAu bureau, dans la salle de séjour ou en route : le lieu de travail est devenu un concept plus abstrait. En tant que responsable informatique, comment s’assurer que le lieu de travail ne fonctionne pas seulement maintenant, mais aussi à l’avenir ? Les experts HP Irene Quah, Sebastiaan Hoogstadt et Paula Boersma donnent des conseils.
Avec l’essor du travail flexible ou hybride, le lieu de travail n’est plus le concept linéaire qu’il était auparavant. Dans un lieu de travail tourné vers l’avenir, l’employé occupe une place centrale, observe Irene Quah (HP). Cela se traduit directement par les produits matériels avec lesquels il ou elle travaille.
« Aujourd’hui, la relation de travail des employés est déterminée par le fait qu’ils travaillent avec de bons produits qui facilitent tout », explique Quah. « Il faut être capable de fournir la même expérience partout. Rien n’est pire qu’une mauvaise expérience en ligne. Collaborer, c’est éviter de se sentir à l’écart dans la façon de communiquer. »
« L’audio est indispensable à la communication »
Pour limiter cette distance, il faut d’abord une bonne qualité sonore, ajoute Sebastiaan Hoogstadt (HP). « Il faut non seulement s’assurer que l’on peut entendre l’autre personne, mais aussi qu’elle peut bien vous entendre. Il se peut que le flux vidéo soit interrompu, mais l’autre personne ne doit pas pouvoir entendre que vous êtes dans un environnement désordonné, par exemple à cause de voisins qui percent ou de claviers qui claquent. L’audio est la bouée de sauvetage de la communication. »
Même si, en tant qu’organisation, le personnel est au bureau la majeure partie de la journée, la même règle s’applique, précise Hoogstadt. « Les stratégies des autres organisations avec lesquelles on travaille peuvent être très différentes en ce qui concerne le travail hybride. Il n’est plus question d’accueillir tous les clients au bureau. Ils appelleront peut-être du train ou d’un café. Il faut donc réfléchir à la manière de gérer cette situation. »
Politique concernant les microcasques
La première étape est donc de se munir de l’équipement nécessaire. « Je vois qu’il y a encore beaucoup d’organisations qui travaillent de manière flexible, mais qui n’ont pas de politique en matière de micro-casques, par exemple », déclare Hoogstadt. « C’est un situation indésirable. Si vous avez une politique hybride, vous avez toujours des vidéoconférences où les gens ne sont pas dans la même pièce. Il faut donc éviter que quelqu’un soit dans le train sans casque, pendant que l’autre personne essaie de faire fonctionner ses propres écouteurs. »
Une politique uniforme s’applique d’ailleurs à tout matériel ou logiciel acheté en tant qu’organisation. « Pour un fonctionnement correct du système flexible, il faut s’assurer que le bureau à domicile, le bureau mobile et l’espace de travail disposent tous de la même interface », explique Hoogstadt. « La technologie ne doit pas être une valeur en soi : il faut que tout fonctionne de la même manière intuitive, dans tous les espaces. »
La technologie comme directeur de la réunion
Les salles de vidéoconférence sont l’un des espaces où se réunissent les employés de bureau et les employés hybrides. Les organisations ont investi massivement dans ces espaces ces dernières années, mais cette tendance est en train de se stabiliser, selon Hoogstadt. « Les appareils ont été achetés, mais il faut surtout qu’ils fonctionnent mieux. Heureusement, la technologie s’améliore de plus en plus. »
Hoogstadt parles des caméras, qui deviennent de plus en plus intelligentes. « Prenons l’exemple d’une salle de réunion où se trouvent 12 personnes et où trois ou quatre orateurs dominent la conversation : la caméra peut le reconnaître et assurer des transitions fluides. L’employé hybride qui se connecte en direct a ainsi une meilleure idée de l’interaction. »
L’employé hybride qui se connecte en direct a ainsi une meilleure idée de l’interaction.
« Dans une pièce, par exemple, les caméras peuvent reconnaître la direction dans laquelle quelqu’un parle », ajoute Paula Boersma (HP). « La caméra peut donc automatiquement passer à une meilleure vue de face de la personne qui parle. La technologie devient ainsi le directeur de la réunion de travail. »
Gestion proactive
Pourtant, une bonne expérience utilisateur ne se limite pas au matériel adéquat. « Même si on dispose des meilleurs ordinateurs portables, de belles salles et de bons casques, la technologie a toujours tendance à faire quelque chose que l’on ne veut pas », explique Hoogstadt. « On ne veut pas que les cadres supérieurs entrent dans une salle et qu’un panneau ou un écran ne fonctionne pas. »
Les plates-formes de services gérés (Managed Service Platforms) et les plates-formes d’expérience des employés (Employee Experience Platforms) en sont les principaux vecteurs. « Elles fonctionnent comme une plateforme intégrée qui permet de contrôler l’ensemble du matériel et des logiciels », explique Boersma. Pour que l’expérience utilisateur soit exceptionnelle, il faut la gérer de manière proactive. On peut créer un lac de données, pour ainsi dire, afin d’analyser constamment tout ce qui se passe et de définir des tendances pour l’avenir.
Questions de sécurité
Avec le travail hybride, il est un peu plus difficile de contrôler les systèmes que les employés téléchargent eux-mêmes, par exemple. Le Shadow IT, c’est-à-dire l’utilisation de ressources informatiques non autorisées par les employés, est l’un de ces risques, observe Hoogstadt.
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« Le Shadow IT comprend les logiciels, les applications, les appareils et le matériel non approuvés utilisés au sein d’une organisation », explique-t-il. « Il peut s’agir d’applications SaaS, de clés USB ou d’appareils mobiles personnels. Les employés utilisent souvent ces appareils pour accomplir leurs tâches plus efficacement, malgré les risques potentiels pour la sécurité. »
« Il faut constamment être à jour avec les nouvelles législations, telles que le NIS2 », reconnaît Quah. La gestion et la conservation des données gagneront en importance, ce qui nécessite une vision totalement différente de l’informatique. Il ne s’agit plus d’un produit, mais de la raison d’être de nombreuses organisations. Il faut donc aussi les protéger.
Produits prêts à l’emploi
Alors que de nouveaux produits apparaissent chaque année sur le marché et promettent d’améliorer encore le lieu de travail, Quah souligne l’importance d’une bonne politique. « En choisissant les produits, il faut penser également à la manière dont ils seront traités. L’équipement est-il envoyé directement à l’adresse du domicile ou les employés doivent-ils venir le chercher au bureau ? Et voulez-vous que les employés soient immédiatement productifs ? Ou doivent-ils tout installer eux-mêmes ? L’utilisateur ne sait alors pas toujours ce qu’il doit faire ; cela peut prendre un jour avant que tout fonctionne. »
« Beaucoup de problèmes peuvent être anticipés », conseille Quah. « Les petites choses comme l’ouverture de session, la connexion et l’installation de tous les logiciels et systèmes de sécurité nécessaires font gagner beaucoup de temps au personnel. Faire en sorte que l’équipement arrive prêt à l’emploi permet d’éviter des dizaines d’appels téléphoniques pour poser des questions. »
Rôle de liaison pour l’informatique
Quah considère que le responsable informatique a un rôle à jouer en tant que facteur de liaison au sein de l’organisation. « Il s’agit en fin de compte de la satisfaction des employés et de l’équipement adéquat. L’achat de cet équipement ne doit pas être considéré comme une tâche relevant uniquement de l’informatique, mais doit être réalisé en accord avec les services des achats, des ressources humaines et des installations. La pérennité de l’entreprise ne peut être assurée que si on les réunit et qu’on exprime les objectifs que l’on souhaite atteindre ensemble. »
