Waarom de printer nog altijd een sleutelrol speelt in de hybride werkplek.
De manier waarop we werken is de afgelopen jaren sterk veranderd. Hybride werken is voor veel bedrijven de norm geworden. Voor sommigen lijkt print in die digitale omgeving achterhaald, maar volgens Jeroen de Meer, Print Category Manager bij HP Benelux, is dat niet zo. Hij vindt dat print nog steeds een belangrijke rol speelt in bedrijven, “omdat bijna ieder bedrijf printers nodig heeft en het bijdraagt aan samenwerking en creativiteit.”
Whitepaper: De werkplek evolueert naar een hybride model
HP pleit voor een snelle transformatie naar hybride werkomgevingen die flexibel inspelen op de noden van werknemers en bedrijven. Het bedrijf stelt vijf pijlers…
Evolutie van de opstelling
Vroeger zetten bedrijven vooral grote multifunctionele A3-printers op centrale plekken in het kantoorgebouw, maar dat model evolueert mee met de hybride werkplek. De Meer legt uit dat bedrijven tegenwoordig veel meer nadenken over waar print echt nodig is en hoe het slimmer kan worden ingezet. Hij ziet dat bedrijven zich steeds vaker afvragen welke afdelingen meer afdrukken, en waar het met minder ook lukt.
Veel printopstellingen van bedrijven dateren nog van voor de coronapandemie. Daarom zijn ze nog niet afgestemd op hybride werkplekken. De Meer benadrukt dat het belangrijk is “om regelmatig te evalueren of de huidige printoplossing past bij de manier waarop je medewerkers op dat moment werken.”
Beveiliging & duurzaamheid steeds belangrijker
Als medewerkers verspreid werken over verschillende locaties, groeit de nood aan veilige printers voor thuis. De Meer wijst erop dat thuisprinters gemakkelijke achterpoortjes kunnen zijn in de beveiliging van het bedrijfsnetwerk. “Als je thuis een zwakke printer gebruikt op vlak van security, creëer je daar ook weer een ingang mee,” zegt hij.
Naast veiligheid is duurzaamheid een andere belangrijke pijler voor moderne printoplossingen. Bedrijven willen hun ecologische voetafdruk verkleinen en De Meer benadrukt dat print ook daar een rol in speelt.
“Print is nog steeds een onmisbaar onderdeel in sommige sectoren.”
Jeroen De Meer (Print Category Manager HP Benelux)
Hij ziet dat bedrijven zoeken naar manieren om minder of efficiënter te printen door dubbelzijdig te printen of pull printing te gebruiken. Bij pull printing wordt er pas iets afgedrukt als de gebruiker zich aanmeldt aan de printer door een pincode of ID in te geven. Zo worden onnodige printopdrachten vermeden. Daarnaast is materiaalkeuze belangrijk. “Printers zijn gigantisch groot, dus je hebt beschermende materialen nodig in de doos. Hoe kunnen we dat optimaliseren en tegelijk de CO2-uitstoot minimaliseren?”
Print & AI: toekomstig duo
Ook AI doet zijn intrede in de wereld van print. HP gebruikt al jaren machine learning in zijn ‘Smart Device Services’. Daarmee kan het bedrijf voorspellen wanneer onderdelen bijna aan vervanging toe zijn.
De Meer legt uit dat printers met sensoren kunnen aangeven wanneer ze binnenin afwijkende geluiden maken en dat big data aantoont dat bepaalde onderdelen na enkele duizenden printbeurten kapotgaan. “Zo kunnen we preventief handelen, zodat printers niet stil komen te staan en onderhoud efficiënt wordt ingepland.”
Daarnaast werkt HP al een tijdje aan AI die printopdrachten optimaliseert. Volgens De Meer zijn onnodige of slecht opgemaakte afdrukken binnenkort verleden tijd. Gebruikers krijgen overzichtelijk afgedrukt pagina’s, hij gebruikt mensen die vaak recepten afdrukken als voorbeeld: “Vaak krijgen ze een hele webpagina met verhalen en advertenties, terwijl ze juist alleen de ingrediënten en stappen nodig hebben. AI moet er voor gaan zorgt dat enkel hetgeen wat nodig is, wordt afgedrukt.”
Bedrijven moeten goed nadenken over de rol van print als ze hun werkplek herinrichten of hun printers vernieuwen.
Jeroen de Meer (Print Categoy Manager HP Benelux)
‘Paperless office’ blijft een mythe
Al jaren voorspelt men dat we in een ‘paperless office’ zullen werken, maar volgens De Meer is dat nog ver weg. Hij erkent dat bedienden tegenwoordig minder printen, maar er zijn sectoren waar printen nog altijd cruciaal is.
“In de logistiek gaan er dagelijks enorme aantallen leveringsbonnen door de printers en in de zorgsector worden patiëntendossiers nog vaak op papier verwerkt. De rol van print verschilt van branche tot branche, en blijft voor veel sectoren onmisbaar.”
Print integreren in bedrijfsstrategie
De Meer benadrukt dat hij vindt dat print niet op zichzelf staat, maar net een essentieel onderdeel van de totale werkplek. “Bedrijven moeten goed nadenken over de rol van print als ze hun werkplek herinrichten of hun printers vernieuwen. Hoeveel apparaten zijn er nodig, waar moeten die staan en hoe sluiten ze aan op de werkprocessen van bepaalde werknemers?”
HP helpt zijn klanten daarbij door analyses te doen over het huidig printgebruik. Volgens De Meer is het belangrijk dat de printer wordt meegenomen als een volwaardig onderdeel van de digitale werkplek, net zoals pc’s, laptops of hybride vergaderruimtes. “Het doel is dat alles geïntegreerd is in één platform, zoals WXP, zodat bedrijven een overzicht bewaren van hun IT-omgeving. Ook als niet iedereen op kantoor werkt.”
Niet sexy, wél relevant
In een steeds digitalere wereld blijft print verrassend relevant. Met de juiste implementatie van printers vormen ze een belangrijke bouwsteen voor hybride werkplekken- en processen. De Meer vat het mooi samen: “Het is misschien niet de meest sexy productcategorie, maar het is wél een heel belangrijke.”
lees ook
5 trends over de toekomst van de werkplek volgens Koen Van Beneden
