Hybride werkplekHybride werken is enkel mogelijk als bedrijven over de juiste technologie, een correct beleid en de juiste mindset beschikken. AG Insurance weet dat, en zorgde er daarom de laatste jaren voor dat alle medewerkers makkelijk van thuis kunnen werken. Belangrijk daarin is een goede ondersteuning en gestandaardiseerde tools voor de juiste profielen.
AG Insurance heeft de afgelopen jaren een sterke transitie doorgemaakt naar hybride werken. In een gesprek met Samuel Vandenberghe, verantwoordelijk voor IT-service desk, werd duidelijk hoe het bedrijf niet alleen werkplekken, maar ook de IT-infrastructuur heeft getransformeerd om deze verandering mogelijk te maken.
Proactief ingrijpen
Vandenberghe begon bij AG Insurance als helpdeskmedewerker en groeide door naar een leidinggevende functie binnen IT-services. “Vroeger was de focus vooral reactief; problemen oplossen als het brandt. Vandaag werken we proactief, zodat medewerkers vlot kunnen werken, of ze nu thuis of op kantoor zijn,” aldus Vandenberghe.
Een van de dingen die daarin goed werken is dezelfde apparatuur en ondersteuning aanbieden aan elke werknemer. “We hebben een viertal profielen: knowledge workers, road warriors, VIP’s en developers. Ieder profiel krijgt de juiste materialen die ze nodig hebben zoals laptops en headsets,” vertelt hij. Deze aanpak zorgt voor minder technische problemen en zo kunnen medewerkers snel geholpen worden.
Investeren in thuiswerken
Tijdens de pandemie moest AG Insurance snel schakelen. “Van de ene op de andere dag moest iedereen thuiswerken,” legt Vandenberghe uit. Het bedrijf heeft sindsdien fors geïnvesteerd in thuiswerkfaciliteiten. Werknemers kregen niet alleen een laptop met toetsenbord en muis of een dockingstation, maar ook draadloze headsets, extra schermen, …
Medewerkers werken efficiënter in de beste omstandigheden op kantoor en thuis.
Samuel Vandenberghe, verantwoordelijke IT-service desk bij AG Insurance
De voordelen van deze investeringen zijn duidelijk. “Medewerkers werken efficiënter in de beste omstandigheden op kantoor en thuis. Een voorbeeld daarvan zijn de draadloze headsets. Daarmee kunnen ze flexibeler werken, bijvoorbeeld door staand te vergaderen,” zegt Vandenberghe.
Inclusiviteit prioriteren bij hybride meeten
Een ander belangrijk punt was de aanpassing van vergaderruimtes. “Onze vergaderzalen zijn volledig uitgerust voor hybride werken. Hybride werken vereist meer dan alleen thuiswerkfaciliteiten; ook de kantoren moeten aangepast worden. “Onze vergaderzalen zijn uitgerust met technologie die het mogelijk maakt om met één klik een vergadering te starten,” vertelt Vandenberghe. “Vroeger hadden we te maken met kabels die niet altijd even goed werkten of slechte audio. Nu is alles naadloos geïntegreerd en dat zorgt voor een optimale werking.”
De positieve invloed hiervan op de werkcultuur is groot. “Dankzij deze oplossingen zijn technische problemen tijdens vergaderingen drastisch verminderd,” legt hij uit. Dit draagt bij aan een inclusieve vergadercultuur, waarin zowel fysieke als virtuele deelnemers gelijkwaardig kunnen deelnemen.
AG Insurance heeft daarnaast een proactieve benadering ontwikkeld om technische problemen te voorkomen. “We gebruiken tools zoals Nexthink die de API van HP gebruikt om batterij-info op te halen, om bijvoorbeeld batterijproblemen te identificeren,” zegt Vandenberghe. Deze technologie stelt het IT-team in staat om onderdelen te vervangen voordat men ongemak ervaart.
AG is continu op zoek naar nieuwe verbeteringen. Alle vestigingen van AG zijn uitgerust met hybride vergaderzalen, en er wordt continu geëvalueerd of de tools voldoen aan de behoeften van werknemers”, besluit Vandenberghe.
