Nu het hybride werken volledig is ingeburgerd, zijn organisaties bezig met een optimalisatieslag. Het doel: medewerkers op afstand net zo effectief laten samenwerken als op kantoor. Effectief hybride vergaderen speelt hierin een cruciale rol, maar veel teams worstelen nog met de uitdagingen die dit met zich meebrengt.
n
Sinds de grootschalige adoptie van hybride werken zijn veel organisaties overtuigd geraakt van de voordelen van hybride vergaderen. Bij hybride vergaderingen komt een deel van de deelnemers fysiek samen, terwijl anderen op afstand aansluiten.
Op papier is dit ideaal. Medewerkers hoeven niet langer in de file te staan om aanwezig te zijn bij een meeting, en zelfs internationale partners kunnen probleemloos deelnemen. In de praktijk blijkt echter dat hybride meetings niet altijd even productief verlopen als volledig fysieke bijeenkomsten.
Hybride thuiswerken faciliteren
De manier waarop we werken is voorgoed veranderd. Hybride werken is vandaag de norm en niet langer een uitzondering. Deze whitepaper is dé gids…
Waarom is hybride vergaderen soms minder productief?
Wellicht herken je het uit je eigen werkomgeving: hybride vergaderingen voelen vaak minder effectief dan fysiek bij elkaar komen. Een belangrijke oorzaak is het verlies van non-verbale communicatie, waardoor misverstanden makkelijker ontstaan. Ook is het moeilijker om te zien of iemand gefrustreerd raakt of zich ongemakkelijk voelt.
Door het minder persoonlijke karakter van hybride vergaderen kunnen sommige medewerkers zich ook gemakkelijker onttrekken aan het gesprek. Dat is jammer, want zo mis je waardevolle input. Bovendien kunnen deze medewerkers hierdoor de binding met het team en de organisatie verliezen, met alle gevolgen van dien.
Hybride werken 2.0
Veel bedrijven bieden tegenwoordig de mogelijkheid om hybride te werken. Werknemers kunnen dan (deels) werken op kantoor, thuis of op een flexwerkplek. Een flinke omschakeling voor medewerkers en managers.
Tip 1. Kies een duidelijke gespreksleider
Niet iedereen is even assertief tijdens hybride vergaderingen. Sommige mensen vinden het onprettig om online hun stem te laten horen, terwijl anderen juist de neiging hebben om door anderen heen te praten. Om te zorgen dat iedereen aan het woord komt, is een gespreksleider essentieel.
De rol van gespreksleider gaat verder dan alleen het woord geven. Deze persoon bewaakt ook de tijd, zorgt dat de volledige agenda wordt behandeld en herhaalt belangrijke afspraken voor de duidelijkheid. Voor optimale betrokkenheid is het verstandig om deze rol regelmatig te wisselen, zodat iedereen ook inhoudelijk kan bijdragen.
Tip 2. Beperk afleidingen maximaal
Het is bijzonder storend als je je probeert te concentreren tijdens een hybride vergadering, maar steeds wordt afgeleid door achtergrondgeluiden. Hoewel je zelf kunt zorgen voor een rustige werkplek, is dit niet altijd mogelijk.
Noise-cancelling koptelefoons bieden een effectieve oplossing. Deze filteren externe geluiden, waardoor je beter kunt focussen op het gesprek. Moderne varianten kunnen zelfs achtergrondgeluiden filteren wanneer je zelf aan het woord bent, zodat andere deelnemers geen last hebben van storende omgevingsgeluiden zoals een stofzuiger of grasmaaier.
Tip 3. Vermijd kijken naar jezelf
Veel mensen werpen tijdens hybride vergaderingen regelmatig een blik op zichzelf in het videovenster. Dit is een natuurlijke reactie, maar kan zeer afleidend werken en zelfs stress veroorzaken doordat je jezelf constant beoordeelt.
Gelukkig bieden populaire platforms zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet de mogelijkheid om je eigen beeld te verbergen. Zo kun je je volledig concentreren op het gesprek en de andere deelnemers, zonder afgeleid te worden door je eigen spiegelbeeld.
Tip 4. Investeer in professionele vergaderruimtes
Voor teams die regelmatig hybride vergaderen, zijn goed uitgeruste vergaderruimtes onmisbaar. Een standaard vergaderkamer met alleen een tafel en stoelen volstaat niet meer. Moderne vergaderruimtes vereisen professionele audiovisuele apparatuur die zorgt voor een naadloze communicatie tussen fysieke en online deelnemers.
Essentieel zijn bijvoorbeeld beamforming microfoons die zelfs zacht sprekende deelnemers helder vastleggen. Ook AI-gestuurde camera’s die automatisch inzoomen op de spreker zorgen ervoor dat online deelnemers beter kunnen volgen wie aan het woord is. Deze technologie is inmiddels breed beschikbaar van verschillende leveranciers en vormt een waardevolle investering voor organisaties die hybride werken omarmen.
Tip 5. Zorg voor betrouwbaar zakelijk internet
Niets is zo frustrerend als remote werken met een haperende verbinding. Opmerkingen als “je valt weg”, “de verbinding is slecht” of “schakel je video even uit, dat scheelt bandbreedte” hoor je steeds vaker tijdens online meetings.
Voorkom connectiviteitsproblemen door te investeren in stabiel, betrouwbaar zakelijk internet. Dit geldt niet alleen voor het kantoor, maar ook voor thuiswerkplekken.
Voor kritieke vergaderingen is het zelfs aan te raden om een backup-verbinding te hebben, bijvoorbeeld via 5G, zodat je altijd verzekerd bent van een goede verbinding.
AI-tools voor efficiënter hybride vergaderen
De nieuwste generatie AI-tools maakt hybride vergaderen aanzienlijk productiever. Denk aan oplossingen zoals Otter.ai en Fireflies.ai, die meetings automatisch transcriberen en samenvatten. Deze tools zorgen ervoor dat deelnemers zich volledig kunnen concentreren op het gesprek, in plaats van op het maken van notities.
Ook bieden steeds meer vergaderplatforms geïntegreerde AI-functies zoals real-time vertaling, automatische agendaplanning en taakopvolging. Deze technologieën nemen administratieve taken over, waardoor meetings efficiënter verlopen en de productiviteit toeneemt.
lees ook
AI en de werkplek: nieuwe kansen of bedreiging?
Privacy bij hybride vergaderen
Bij het gebruik van opnametechnologie en AI-tools voor vergaderingen is het essentieel om rekening te houden met privacyoverwegingen. Zorg ervoor dat je organisatie voldoet aan de AVG-eisen, vooral als je vergaderingen opneemt of transcribeert.
Ontwikkel een duidelijk beleid rond het bewaren van opnames, informeer deelnemers vooraf over opname, en zorg dat iedereen toestemming geeft.
Vergeet ook niet dat deelnemers recht hebben op inzage en verwijdering van opgenomen beelden.
Voor internationale vergaderingen gelden mogelijk aanvullende regels, dus raadpleeg bij twijfel een specialist op het gebied van privacywetgeving.
Met deze tips en inzichten kun je hybride vergaderingen transformeren van een noodzakelijk kwaad naar een productieve werkwijze die het beste van beide werelden combineert: de persoonlijke interactie van fysieke ontmoetingen en de flexibiliteit van online samenwerken.
